Zürich und Umgebung
Unsere Leistungen
Drei unterschiedliche Wege, wie wir Ihren Anlass begleiten können – vom ersten Gespräch bis zur Koordination am Veranstaltungstag.
Leistung 1
Planung privater Feiern
CHF 390 (Koordinationshonorar)
Diese Leistung richtet sich an alle, die für eine private Feier mit 15 bis 60 Gästen Unterstützung bei der Gesamtplanung wünschen. Gemeinsam entwickeln wir die Grundidee: Welche Stimmung soll der Anlass haben? Welche Art von Location passt? Was ist budgetär realistisch? Aus diesen Gesprächen entsteht ein konkreter Plan, mit dem wir dann arbeiten.
Wir schlagen passende Locations in Zürich und der Agglomeration vor – keine Orte, die wir nur aus dem Internet kennen, sondern Häuser und Räume, mit denen wir bereits Erfahrung haben oder die wir für Ihren Anlass besichtigt haben. Gleiches gilt für Catering-Teams, Floristen und Technikdienstleister: Wir koordinieren, briefen und halten den Überblick, damit Sie sich auf Ihre Gäste konzentrieren können.
Typische Vorlaufzeit für diese Leistung sind etwa vier Wochen. Der Koordinationsanteil von CHF 390 deckt das Honorar für ALIVE MEDIA AG. Venue, Catering und Dekoration werden direkt von den jeweiligen Partnern in Rechnung gestellt, damit Sie volle Kostentransparenz haben.
Enthalten:
- Zwei Planungsgespräche (Studio oder Video)
- Lieferanten-Shortlist mit Preisvergleich für Location, Catering und Dekoration
- Budgetübersicht mit realistischen Richtwerten
- Detaillierter Ablaufplan für den Veranstaltungstag
- Koordination der Absprachen mit den gewählten Partnern
Leistung 2
Koordination am Eventtag
CHF 560 (inkl. Besichtigung und Vorgespräch)
Viele Menschen, die einen Anlass organisieren, machen das zum ersten Mal. Sie recherchieren Locations, vergleichen Cateringangebote, entscheiden sich für einen Floristen. Am Ende haben sie den grössten Teil der Arbeit selbst erledigt – und am Tag der Veranstaltung wollen sie endlich loslassen können. Genau für diese Situation ist die Koordination am Eventtag gedacht.
Eine Koordinatorin von ALIVE MEDIA AG ist bis zu acht Stunden vor Ort. Sie beginnt ihren Tag früher als die Gäste: Sie trifft Lieferanten, prüft ob Möbelbestuhlung und Dekoration dem Ablaufplan entsprechen, und hat alle Kontaktdaten parat, wenn kurzfristig etwas anders kommen sollte. Was auch immer auftaucht – Sie werden als Gastgeberin oder Gastgeber damit möglichst wenig in Berührung kommen.
Die Leistung beinhaltet ein Vorbereitungsgespräch und eine Besichtigung der Location rund eine Woche vor dem Event. So kann die Koordinatorin den Aufbau kennenlernen und offene Fragen klären, bevor der Tag beginnt.
Enthalten:
- Vorbereitungsgespräch ca. eine Woche vor dem Anlass
- Besichtigung der Location gemeinsam mit Ihnen
- Briefing aller Dienstleister am Veranstaltungstag
- Bis zu acht Stunden Präsenz vor Ort
Leistung 3
Planungsberatung
CHF 180 (90-minütiges Gespräch)
Sie denken an eine Feier, haben aber noch keine Vorstellung davon, was sie kostet, wie lange die Vorbereitung dauert und welche Entscheidungen als erstes anstehen. Die Planungsberatung schafft hier Orientierung. In 90 Minuten besprechen wir gemeinsam, was für Ihren Anlass realistisch ist – ohne dass Sie danach weitere Leistungen buchen müssen.
Das Gespräch findet in unserem Studio an der Hafnerstrasse statt oder per Videoanruf – wie es für Sie einfacher ist. Wir schauen uns Budget, mögliche Dates, Locationtypen und Gästezahl an, sprechen über typische Fallstricke und besprechen, welche Aspekte sich gut auslagern lassen und was Sie auch selbst organisieren könnten.
Nach dem Gespräch erhalten Sie eine schriftliche Zusammenfassung: konkrete nächste Schritte, Richtwerte für Budgetpositionen und eine Einschätzung zum Zeitplan. Dieses Dokument gehört Ihnen und kann frei verwendet werden – mit oder ohne weitere Zusammenarbeit mit ALIVE MEDIA AG.
Enthalten:
- 90-minütiges Gespräch im Studio oder per Video
- Einschätzung zu Budget, Timing und Locationtypen
- Schriftliche Zusammenfassung mit konkreten nächsten Schritten
Ablauf
Wie die Zusammenarbeit verläuft
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1
Kontaktaufnahme
Sie schreiben uns über das Kontaktformular auf der Startseite oder rufen direkt an. Wir antworten persönlich innerhalb eines Werktags.
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2
Erstes Gespräch und Einschätzung
In einem kurzen Telefonat oder einem Gespräch vor Ort klären wir, was Sie sich vorstellen und welche Leistung am besten passt. Falls wir nicht die richtige Ansprechperson sind, sagen wir das offen.
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3
Offerte und Vereinbarung
Wenn Sie sich für eine Leistung entscheiden, erstellen wir eine kurze schriftliche Vereinbarung, die festhält, was inbegriffen ist und was nicht. Keine unerwarteten Extras im Nachhinein.
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4
Planung und Koordination
Wir übernehmen die Abstimmung mit Dienstleistern, halten Sie mit kurzen Updates auf dem Laufenden und klären offene Fragen, bevor sie zu Problemen werden. Typischer Vorlauf: drei bis vier Wochen.
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5
Abschluss
Nach dem Anlass schliessen wir gemeinsam ab: offene Punkte mit Dienstleistern, Kostenzusammenstellung, kurzes Feedback-Gespräch – damit nichts offen bleibt.
Für wen
Wer gut zu ALIVE MEDIA AG passt
Wer feiern möchte, ohne zu planen
Sie haben eine klare Vorstellung davon, wie der Abend sein soll – aber keine Lust, Monate damit zu verbringen, Angebote zu vergleichen und Dienstleister zu koordinieren. Das übernehmen wir.
Unternehmen mit einem Anlass im Jahr
Wer keinen internen Eventverantwortlichen hat, aber trotzdem einen gepflegten Firmenabend oder ein Jubiläum in Zürich ausrichten möchte, profitiert von einer externen Ansprechperson.
Selbstorganisierte kurz vor dem Ziel
Alles ist reserviert, aber der Gedanke an den Veranstaltungstag selbst macht Ihnen Sorgen. Die Koordinationsleistung gibt Ihnen genau dafür eine ruhige Hand.
Für Grossveranstaltungen ab 100 Personen, Messen oder Produktlancierungen sind wir nicht die richtige Wahl – dort empfehlen wir spezialisierte Agenturen mit grösserem Team.
Eine Anmerkung zu den Preisen
Die genannten Beträge sind Koordinationshonorare für ALIVE MEDIA AG. Was Venue, Catering, Blumen und Technik kosten, hängt stark vom Anlass und von der Auswahl der Partner ab – das besprechen wir im Planungsgespräch und halten in einer Budgetübersicht fest. Auf Basis dieser Übersicht entscheiden Sie, welche Partner Sie beauftragen möchten.
Haben Sie Fragen zum Ablauf oder zu den Kosten? Auf der FAQ-Seite finden Sie häufige Fragen bereits beantwortet.
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